La gestion du temps
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Les outils de gestion du temps
La gestion du temps, c’est une méthode ou une stratégie employée qui va utiliser des outils et des techniques pour planifier et utiliser le temps de la manière la plus efficace possible, de façon à optimiser au maximum chaque seconde passée.
Prioriser et planifier est devenu essentiel dans une société où les outils numériques censés nous libérer du temps, créent, parfois, des contraintes supplémentaires : mauvaise maîtrise des outils numériques, flux important d’informations, addiction aux réseaux sociaux, réception de mails inutiles, réunions chronophages…
...pour être plus efficace
| L’échéancier est un registre des échéances des dettes et des créances de l'organisation. Il permet de visualiser les dates d'échéance des paiements à effectuer |
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| L'agenda est un registre papier ou électronique sur lequel on inscrit ce qu'on doit faire, jour par jour. L’agenda électronique est surtout utile lorsque la coordination des activités est essentielle et qu’il est consulté par plusieurs personnes. Il permet, par exemple, d’organiser des réunions en recherchant les plages libres communes. Avec l’utilisation des smartphones, les agendas électroniques sont souvent des extensions des messageries et consultables en ligne (gmail, outlook…). Les agendas électroniques se retrouvent aussi sur les plateformes collaboratives et PGI [1] qu'ils soient partagés ou pas avec les collaborateurs. | |
| L’éphéméride est un bloc de petite taille, généralement posé sur un bureau, comportant un feuillet par jour. C’est un outil que l’on trouve encore à l’accueil, au secrétariat et qui permet de connaître rapidement la date du jour. Certaines personnes l’utilisent pour noter des renseignements importants (à faire ou faits) ou comme agenda journalier. | |
| Le semainier comporte un feuillet hebdomadaire avec une zone par jour | |
| Le calendrier annuel : affiché dans un bureau, il permet d’inscrire les éléments marquants (période de lancement d’un produit, dates des actions de promotion, anniversaires… ). Il est souvent offert par des partenaires et imprimé sur support cartonné. |
... pour s’organiser
| Une liste de contrôle est un tableau qui récapitule l’ensemble des tâches à réaliser à une échéance déterminée, ou pour atteindre un projet. Une date prévisionnelle pour chaque tâche est en général indiquée ainsi que la date de réalisation réelle de la tâche | ||
| Le planning' est un outil de visualisation de l'information, d'organisation d'un travail ou d'une activité dans le temps, d'ordonnancement des tâches. Le principe de réalisation est le suivant : en abscisse : l'échelle du temps (il convient d'avoir la même unité de temps : heure, jour, semaine, mois) ; en ordonnée : les informations constantes. Il est important de placer dans le corps du planning les informations avec des contraintes particulières, puis les autres informations. Les plannings informatiques sont de plus en plus utilisés. | ||
| Le diagramme de GANTT est un outil destiné à planifier des projets, à visualiser leur avancement, à suivre le déroulement des étapes et à prévoir à l’avance les actions menées. L’échelle de temps est en axe des abscisses. Les différentes tâches sont matérialisées par une barre dont la longueur est proportionnelle à la durée. Avec ce principe, chacun peut suivre l'enchaînement des différents travaux à réaliser et identifier les chevauchements de tâches et autres impossibilités matérielles. |
...pour lister les actions à mener
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To-do list ou liste de tâches : aussi appelée checklist, cette technique consiste à lister toutes les tâches que l’on doit réaliser, par jour, par semaine, par mois… Ces tâches peuvent ensuite être classées en tâches prioritaires et secondaires. Les listes sont faites sur papier ou avec des outils numériques. |
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Méthode GTD (Getting Things Done) : système qui vise à augmenter la productivité en améliorant les activités. Cette méthode permet de mieux capturer le travail, de l’organiser et de déterminer ce qui mérite de l’attention. La méthode GTD est une technique d’organisation populaire qui optimise les to-do list. Elle permet de vider l’esprit de toutes les tâches à effectuer, projets et idées et de les organiser efficacement. |
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Pomotodo [2] est une application de gestion du temps simple qui s’appuie sur la technique du Pomodoro (choisir une tâche précise, travailler dessus pendant 25 minutes sans interruption, avant de prendre une pause de 5 minutes.). Il permet de réunir les idées, planifier les travaux, terminer les tâches et passer l’historique en revue directement dans l’application. |
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Trello : cet outil très visuel permet d’organiser et de décomposer des objectifs en sous-tâches. La collaboration sur des projets partagés est facilitée par la création de listes avec des cartes et l’ajout de checklists dans ces cartes. Peut aussi s’utiliser comme une to-do list [3] |
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....pour partager et collaborer | ||
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L’agenda électronique : alternative indispensable à l’agenda papier lorsque l’accès à l’agenda est nécessaire entre collaborateurs ou lorsque l’utilisation de l’agenda doit se faire un mode nomade. Les fonctionnalités des agendas électroniques sont nombreuses : rappels, conflits de rendez-vous, planification à long terme, intégration à d’autres applications… |
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Le PGI (Progiciel de Gestion intégré) qui permet de répondre à l’ensemble des besoins fonctionnels d’une entreprise, comprend des outils de gestion du temps (note, calendrier, etc.)et de projet. Tous les collaborateurs impliqués dans le projet pourront accéder au module et aux nombreux outils disponibles : calendrier des échéances, tableaux de bord, gestion d’alertes, sous-tâches, enregistrement du temps, graphiques, diagramme de Gantt, mode Kanban, gestion de documents… |
Les plateformes de prise de rdv en ligne (Doctolib, prise-rdv…) : permettent de déléguer la prise de rdv aux patients/clients eux-mêmes qui accèdent à l’agenda électronique partagé du professionnel et choisissent le jour et l’heure du rendez-vous. Elles dégagent du temps pour les professionnels et suppriment certaines fonctions dans l’organisation. Néanmoins, un temps de paramétrage est nécessaire pour optimiser l’agenda.
Témoignage d’un praticien de santé de l’Allier :
« J’utilise Doctolib depuis 2 ans afin d’avoir un agenda électronique en ligne et de moins passer de temps à répondre au téléphone pour la prise de rdv. Avant, j’avais un agenda papier que j’ai toujours, mais que j’utilise de moins en moins. Les inconvénients sont que la fixation des plages de rdv manque de modularité et qu’il est impossible de déterminer les besoins du patient qui prend rdv seul. Le prix est de 129 € par mois. C’est assez coûteux, mais cela me donne plus de liberté et je ne peux pas embaucher une secrétaire. Comme j’ai deux cabinets, la gestion est plus facile. Les clients reçoivent des rappels ce qui évite les oublis de rdv. Il est possible de paramétrer des conseils, des messages à adresser aux patients… Le temps passé sur l’application est assez important : consultation, modification des plages horaires. Des statistiques sont aussi proposés par l’application : nombre de consultations, annulations, comparaisons année par année…). »
Auteur : Jocelyne PERRIER - Académie Lyon
