Le suivi des comptes fournisseurs

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Pourquoi lettrer ?

• Quel est l’intérêt de lettrer un compte ?

Le lettrage permet de lier le règlement client à la facture-avoir correspondant.

Principe du lettrage

Le suivi des comptes clients est très important. Il permet de repérer les impayés et les anomalies.
Le suivi se fait par un lettrage automatique du compte par le logiciel lors de l'encaissement client. Si ce lettrage n'est pas suffisant, c'est-à-dire que des règlements ne sont pas lettrer par le logiciel en raison de leur complexité (ex : 2 règlements = 5 factures - 2 avoirs), un lettrage manuel par le gestionnaire s'impose.
Ainsi, il est possible d'afficher uniquement les lignes non lettrées pour faire ressortir les factures non encaissées et/ou les erreurs d'imputation.

• Technique du lettrage = Affecter une lettre lorsqu'un règlement correspond à 1 ou plusieurs facture(s) et avoir(s).

Après le lettrage...

Lecture du compte

La visualisation du grand-livre clients ou fournisseur permet le suivi des comptes de tiers. Le Grand-Livre regroupe l'ensemble des comptes mouvementés de l'entreprise.

• -1- Filtrage du Grand-livre Affichage des comptes clients lettrés ou non lettrés selon l'action à mener
• -2- Client ALAIN BIO lettrage automatique = affectation de la lettre A1 au règlement du 27/03 d'un montant de 327,36 €
• -3- Client ALAIN BIO lettrage automatique = affectation de la lettre A1 à la facture du 09/03 d'un montant de 327,36 € qui correspond au règlement du 27/03
• -3/4- Client ALAIN BIO Association Règlement/facture lettrage A1
• -4- Client 123PLANTES Facture du 08/03 non lettrée, échéance au 16/03 dépassée. Il faut relancer le client selon la procédure mise en place par l'entreprise : niveau de relance (N1-N2-N3) et méthode de relance (relevé de facture, courrier, mail ou appel téléphonique pour négocier un échelonnement de créance par exemple...).

Relance

Exemple de procédure de relance

A quel moment	Moyen
3 jours après la date d'échéance	Courriel
1 jour après la date d'échéance	Courriel + Courrier postal
15 jours après la date d'échéance	Appel client
30 jours après la date d'échéance	Courriel + Courrier Postal + Appel
60 jours après la date d'échéance	Mise en demeure

Recouvrement TPE – PME : quelles solutions mettre en place pour se faire payer ? Lire ....[1]

Atelier d'entrainement au contrôle des comptes fournisseurs

  Infographie[2]