Le suivi des comptes clients

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Pourquoi lettrer ?

• Quel est l’intérêt de lettrer un compte ?

Le lettrage permet de lier le règlement client à la facture-avoir correspondant.

Principe du lettrage

Le suivi des comptes clients est très important. Il permet de repérer les impayés et les anomalies.
Le suivi se fait par un lettrage automatique du compte par le logiciel lors de l'encaissement client. Si ce lettrage n'est pas suffisant, c'est-à-dire que des règlements ne sont pas lettrer par le logiciel en raison de leur complexité (ex : 2 règlements = 5 factures - 2 avoirs), un lettrage manuel par le gestionnaire s'impose.
Ainsi, il est possible d'afficher uniquement les lignes non lettrées pour faire ressortir les factures non encaissées et/ou les erreurs d'imputation.

• Technique du lettrage = Affecter une lettre lorsqu'un règlement correspond à 1 ou plusieurs facture(s) et avoir(s).

Après le lettrage...

Lecture du compte

La visualisation du grand-livre clients ou fournisseur permet le suivi des comptes de tiers. Le Grand-Livre regroupe l'ensemble des comptes mouvementés de l'entreprise.

• -1- Filtrage du Grand-livre Affichage des comptes clients lettrés ou non lettrés selon l'action à mener
• -2- Client ALAIN BIO lettrage automatique = affectation de la lettre A1 au règlement du 27/03 d'un montant de 327,36 €
• -3- Client ALAIN BIO lettrage automatique = affectation de la lettre A1 à la facture du 09/03 d'un montant de 327,36 € qui correspond au règlement du 27/03
• -3/4- Client ALAIN BIO Association Règlement/facture lettrage A1
• -4- Client 123PLANTES Facture du 08/03 non lettrée, échéance au 16/03 dépassée. Il faut relancer le client selon la procédure mise en place par l'entreprise : niveau de relance (N1-N2-N3) et méthode de relance (relevé de facture, courrier, mail ou appel téléphonique pour négocier un échelonnement de créance par exemple...).

Actions à mener et ajustement du compte

Il convient de déterminer les actions à mener pour chaque ligne de compte non lettrées.

Type	Que dois-je faire ?	Comptes comptables de régularisation(1)
Facture non réglée Facture réglée avec arrondi Facture avec escompte de règlement Facture réglée - Erreur de compte lors du règlement Facture réglée avec anomalie lors du règlement Erreur de saisie de la valeur Erreur d’imputation débit/Crédit Double enregistrement Règlement - Erreur de compte client Règlement avec arrondi Règlement avec escompte	Relancer le client Attendre l’échéance de la facture Attendre la réception du règlement (échéance récente) Passer l’écriture comptable de régularisation Ne rien faire – Régularisation comptable lors du règlement Ne rien faire – Régularisation comptable autre compte	411LEG00 Client Legramd'or Périgueux 411LEG01 Client Client Legramd'or Trélissac 411LEG02 Client Legramd'or Bergerac 411VIE02 Client La vie Claire Libourne 411VIE05 Client La vie Claire Mont-De-Marsan 658000 Charges diverses de gestion courante 665000 Escomptes accordés 758000 Produits divers de gestion courante 765000 Escomptes obtenus

(1) Comptes de tiers mis en exemple

Relance

Exemple de procédure de relance

A quel moment	Moyen
3 jours après la date d'échéance	Courriel
1 jour après la date d'échéance	Courriel + Courrier postal
15 jours après la date d'échéance	Appel client
30 jours après la date d'échéance	Courriel + Courrier Postal + Appel
60 jours après la date d'échéance	Mise en demeure

Recouvrement TPE – PME : quelles solutions mettre en place pour se faire payer ? Lire ....[1]

Mise en demeure

• Acte écrit par lequel le créancier met en demeure son débiteur de payer à une date donnée

Atelier d'entrainement au contrôle des comptes clients

  Infographie[2]