La facture fournisseur

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La facture de doit

Présentation

La facture [1] est un document comptable obligatoire établi par le vendeur pour l'acheteur lors de la vente de bien et/ou de services. Ce document doit être conservé 10 ans sous format papier ou électronique.
Une facture doit obligatoirement comporter certaines mentions [2]

• Date de la facture
• Numéro de la facture
• Date de la vente ou de la prestation de service
• Identité du vendeur ou du prestataire de services

Dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), adresse du siège social, adresse de facturation (si différente), numéro de Siren ou Siret, code NAF, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville du greffe d'immatriculation (pour les commerçants), numéro au répertoire des métiers et département d'immatriculation (pour les artisans).

• Identité de l'acheteur ou du client

Dénomination sociale (ou nom pour un particulier), adresse du client (sauf opposition pour un particulier),adresse de facturation si différente, adresse de livraison

• Numéro du bon de commande
• Numéro d'identification à la TVA
• Désignation et le décompte des produits et services rendus
• Prix catalogue (prix de vente unitaire HT)
• Taux de TVA applicable sur chaque produit
• Réduction de prix
• Total TTC et total HT
• Conditions de règlement : délai, moyen et date d'échéance
• Mentions particulières selon la fiscalité du vendeur (autoentrepreneur : « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts »)

La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale. Elle répond à certaines contraintes de contenu, définies par les textes et notamment le code de commerce, qui a évolué au 1er octobre 2019.

Dématérialisation de la facture

Qu'est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs. On parle aussi d'informatisation ou de numérisation car la substitution du papier par l'électronique n'est jamais complète (voir la section « Aspects environnementaux »), la création d'un « bureau sans papier » ou « zéro papier » étant encore une utopie. Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc.) en format numérique ou numérisés à leur entrée.[3]

TVA : propositions pour la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire

La dématérialisation des factures et de leurs données est utilisée par de nombreux pays en Europe. Outre la simplification administrative, elle permet de lutter contre la fraude. Obligation communautaire dans les échanges avec l’administration, la facturation électronique va être étendue en France aux transactions entre entreprises.
Source www.vie-publique.fr[4]

• Objectifs et avantages de la dématérialisation des factures et de leurs données

- supprimer les contraintes de traitement des factures papier et sécuriser les échanges commerciaux ;

- lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés ;

- permettre la connaissance de l'activité des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions du gouvernement ;

- faciliter les déclarations de TVA par le préremplissage.

• Selon le rapport de la DGFiP, les avantages de la facturation électronique sont multiples :

-coût réduit (moins d'un euro contre plus de dix euros pour une facture papier) ;

-chaîne de facturation automatisée continue ;

-suivi régulier de l'avancement du traitement des factures ;

-limitation des litiges liés aux délais de paiement.

Dans la presse...

• Dématérialisation, les normes et certifications [5]
  

Des bonnes intentions, mais un système bien trop complexe au final

En vidéo...

L’obligation pour les TPE/PME d’adopter la facture électronique approche (entre 2023 et 2025).	L’exploitation de la data dans les cabinets comptables grâce à l’IA	Tout comprendre #1 - La facturation clients électronique
Quels intérêts les entreprises ont-elles à passer à la facture électronique sans attendre ? Comment cette facture peut-elle aider les cabinets comptables à évoluer vers de nouveaux services à destination de leurs clients ?	Fantasme ou réalité ? Selon Xavier Gaulle, responsable des produits chez Conciliator, si l’IA a toute sa place pour aider les professionnels à échapper à des tâches fastidieuses, le remplacement de l’humain par la machine… ce n’est pas tout à fait pour demain	Loi Macron, dématérialisation, piste d’audit fiable, factures clients, Chorus Portail Pro, retour sur investissement, réglementation, facturation électronique ?

Pourquoi dématérialiser ? [6]	Témoignage CCI [7]

L'écriture comptable de la facture

Traitement comptable = OUI ! La facture est une pièce justificative en comptabilité, elle s'enregistre.

Mécanisme comptable

La facture matérialise un flux réel de marchandises et/ou de services.
Un flux est un mouvement qui a une origine D'où vient (ce flux) ? et une destination Où va (ce flux)?

La comptabilité enregistre l'ensemble des flux de l'entreprise qu'ils soient réels ou financiers.
L’origine d'un flux est toujours CRÉDITÉE et la destination est toujours DÉBITÉE. En partant de ce principe de partie double, l'enregistrement comptable est simple à comprendre.

D'où vient ? la marchandises/le service	Où va ? la marchandises/le service
....de chez mon fournisseur	...dans mon entreprise
Origine = Créditée	Destination = Débitée
401xxx Compte fournisseur XXXX	60. Achats (net HT)
765 Escompte obtenu	445660 TVA Déductible
	624100 Transport sur achats

PGI - Traitement comptable de la facture

Principe

La validation d'une facture déclenche des actions définitives -1- dont la création de l'écriture comptable.

Les conséquences d'une facture validée  : -1- Attribution d'un numéro de facture incrémentée Modification de la facture impossible. En cas d'erreur, un avoir rectificatif doit être établi. -2-Création de l'écriture comptable en fonction des rattachements de comptes opérés en amont dans le PGI.

Facture - Écriture comptable générée

Rattachement des comptes

Élément	Compte à rattacher	Exemple PGI
Catégorie de produits/articles	607xxx Achats marchandises xxx OU 601xxx Achats de matières 1ères OU 606xxx Prestation de services	Catégorie d'articles - Compte d'achat rattaché
Fiche produit/articles (si différent de la catégorie)	607xxx Achats marchandises xxx OU 601xxx Achats de matières 1ères OU 606xxx Prestation de services	Fiche article - Compte d'achat rattaché s'il est différent de la catégorie
Fiche client	401BON00 Fournisseur BOnneterre	Fiche fournisseur - Compte fournisseur auxiliaire
Fiche produit Transport	624100 Transport sur achats	Transport facturé
TVA - Aucune action sur le choix du compte -	Paramétrée par défaut par le PGI selon le taux de TVA 5.5% ou 10 % ou 20 %.	TVA - Visualisation du compte par défaut

PGI - La Correction d'une écriture comptable

L'écriture comptable générée par l'application est toujours correcte dans son mouvement DÉBIT-CRÉDIT. Les erreurs proviennent d'une mauvaise identification de compte dans la fiche fournisseur, la catégorie de produits, la fiche produit ou la fiche transport.

Si une erreur s'est glissée dans le choix des comptes, lors de la vérification de l'écriture générée, il faut la rectifier comptablement. Cette manipulation revient à enlever du compte d'origine la valeur et à la basculer dans le bon compte.

  Exemple - Compte fournisseur erroné

• La facture provient du fournisseur Bonneterre -1- mais l'écriture comptable fait apparaitre la dette fournisseur au crédit du compte 401AVI00 Fournisseur Avicenne-2-

Facture - Écriture comptable

Date	Libellé	Compte	Débit	Crédit
jj/mm/aa	FACTU/2023/02/0002 Fournisseur Bonneterre	607100000 Achats Beauté	1617,00
		445660 TVA déductible /ABS	323,40
		401AVI00 Fournisseur Avicenne		1940,40

• Basculer la dette inscrite dans le compte fournisseur Avicenne dans le compte Bonneterre

Compte erroné	Montant Crédité	Compte attendu	À créditer
401AVI00 Fournisseur Avicenne	1940,40	401BON00 Fournisseur Bonneterre	1940,40

• Action à mener >> Passer l'écriture comptable rectificative dans le PGI

Date	Libellé	Compte	Débit	Crédit
jj/mm/aa	Cor Facture FACTU/2023/02/0002 Erreur fournisseur	401AVI00 Fournisseur Avicenne	1940,40
		401BON00 Fournisseur Bonneterre		1940,40

-1- Ajouter une pièce comptable -2- Sélectionner le journal des OD opérations diverses -3- Saisir la référence de l'écriture -4- Saisir l'écriture rectificative -5- Contrôler l'équilibre de l'écriture (total débit = total crédit)

Écriture rectificative