La digital workplace

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Qu’est-ce qu’une digital workplace ou l’espace de travail dématérialisé ?

La digital workplace peut être définie comme un environnement numérique où chaque collaborateur accède, à partir de n’importe quel support et en tout lieu, à ses documents privés et partagés, aux bases de connaissances et aux outils digitaux de l’entreprise (chat, agenda, applications RH et métiers) pour favoriser la collaboration et la communication, mais aussi l’intelligence collective et l’innovation, même dans un contexte de travail à distance.

À quoi sert la digital workplace ?

La digital workplace est un espace de travail collaboratif et virtuel, à 360°, un écosystème, ou hub, permettant un accès unique pour la gestion de votre documentation, de votre communication et de vos projets, en temps réel et en mobilité. Les différents outils numériques, aussi innovants soient-ils, restent souvent fragmentés et fonctionnent mal ensemble. La digital workplace les centralise et les interconnecte pour favoriser la collaboration à distance, en intégrant plusieurs briques modulables :

• la gestion électronique des documents (GED) pour créer, partager et archiver les documents de travail ;
• la gestion de contenus (ECM), avec moteur de recherche et indexation des documents,
• la gestion des connaissances pour partager des guides et méthodes de travail (FAQ, tutoriels, process, etc.) ;
• l’organisation et la communication interne avec par exemple :

- un service de messagerie interne,

- un outil de forum, de chat, de visioconférence,

- un calendrier partagé,

- un annuaire d’entreprise ;

• un réseau social d’entreprise pour échanger entre collaborateurs sur des projets en cours, des veilles (concurrentielles, technologiques, etc.), des compétences ;
• la connexion avec les applications métiers (CRM, ERP, gestionnaire de tâches).

Quelles différences avec l’intranet et le RSE ?

L’intranet est un site internet utilisé en interne pour communiquer avec les salariés. Peu interactif, il est de plus en plus délaissé à cause de son fonctionnement jugé trop vertical, la communication allant du haut vers le bas, à une époque où le management est de plus en plus participatif. D’où son évolution vers le réseau social d’entreprise. Hybride des outils de collaboration et de communication interne, c’est aussi un outil de socialisation représentant un levier de transmission des connaissances et de partage des savoirs au sein d’une entreprise. Certains l’appellent l’intranet 2.0. Pour répondre aux nouveaux modes de travail favorisant un management agile, l’expérience collaborateur, l’intelligence collective et la productivité, la digital workplace est une plateforme collaborative plus globale encore.
Elle ne se limite pas à la communication interne comme l’intranet, mais est ouverte aux partenaires et aux clients, dans une démarche de socialisation des applications.

Quels sont les avantages de la digital workplace ?

• Productivité et performance

Intégrée au système d’information (SI) pour une interaction avec vos outils ERP ou CRM par exemple, la digital workplace permet de fluidifier un certain nombre de processus. Par ailleurs, l’accès à l’information devient plus facile et rapide. Résultat ? Les employés gagnent en productivité, et l’entreprise en performance.

• Collaboration et communication

La digital workplace permet de réduire les coûts liés à la communication en interne (surtout si l’entreprise est multisite, voire internationale). De plus, elle optimise la collaboration et le travail en équipe entre tous les acteurs de l’organisation. Conséquence ? Les compétences et métiers sont décloisonnés : l’entreprise s’appuie alors sur l’intelligence collective afin de faire avancer efficacement ses projets et dénouer plus facilement les problèmes.

• Flexibilité et mobilité

Utiliser une digital workplace, c’est également bénéficier d’un système qui favorise la flexibilité et la mobilité. Ainsi, chaque collaborateur peut travailler peu importe où et quand. L’entreprise assure alors une meilleure continuité de son activité, et le salarié profite d’un environnement de travail qualitatif lui permettant de mieux concilier vie privée et vie professionnelle.

• Qualité de vie au travail

Nous venons d’évoquer les bénéfices résultant d’un cadre de travail flexible. Par ailleurs, de par l’accent mis sur la collaboration et l’horizontalité de l’organisation, la digital workplace favorise la responsabilisation et la montée en compétences des salariés. De quoi favoriser la rétention des talents !

• Transformation des organisations

In fine, la digital workplace accompagne les entreprises en quête d’une réelle transformation de leur modèle, en favorisant notamment une organisation plus horizontale, au détriment du modèle hiérarchique vertical classique (auquel l’intranet était, nous l’avons vu, plus adapté). De par ce changement émane la volonté de travailler autrement, de manière plus agile et innovantes.

Comment mettre en place une digital workplace dans votre entreprise ?

1.Définir les besoins en équipements, en parallèle avec vos objectifs d’entreprise (financiers et qualité) ;

2.Faire un état des lieux, des forces et faiblesses de votre organisation et de vos outils actuels ;

3.Créer une équipe transversale dédiée à la compilation de ces données et la recherche de la plateforme idéale ;

4.Analyser les résultats avec les métriques de performance (KPI), mais aussi la satisfaction collaborateur.

Pour encourager et optimiser l’exploitation de la digital workplace mise en place, il est très important de :

•solliciter l’avis de vos salariés en amont, en tant que futurs utilisateurs, sur leurs besoins ;

•définir des règles pour garantir la sécurité de votre capital informationnel (gestion des droits d’accès, hébergement des données), mais aussi pour veiller au respect du droit à la déconnexion ;

•présenter la solution que vous aurez choisie, pour garantir son adoption et lever les derniers freins.

Source : https://www.appvizer.fr/magazine

PGI Odoo

Ce PGI intègre toutes les attentes d'un RSE. Le collaboratif dans une dynamique de réseau social est intégré à cette application.

• messagerie instantanée
• agenda partagé
• planification des tâches partagées ou pas