La gestion d'espaces collaboratifs

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Introduction

Les entreprises dont l’activité s’exerce sur une zone géographique étendue ont recours à des systèmes de gestion d’espaces numériques de travail :

• pour diffuser des informations à des groupes de personnes éloignées ;
• pour organiser des réunions téléphoniques (ou audioconférences) auxquelles des personnes isolées géographiquement peuvent participer ;
• pour permettre des échanges avec des partenaires éloignés (collaborateurs, clients, fournisseurs, etc.).
  

Les groupes et plateformes de travail collaboratif

Afin de permettre aux responsables de créer un lieu de partage de l’information, l’entreprise met en place des groupes travaillant sur des plateformes de travail collaboratif.

Les groupes de travail

Un groupe de travail rassemble des membres du réseau social ayant une raison de travailler ensemble, d’échanger et de partager. Ces groupes peuvent être créés par exemple :

• par métiers : les commerciaux échangent sur leurs bonnes pratiques, leurs succès, leurs échecs ;
• par communautés de pratique : afin de permettre aux personnes d’échanger sur leur mise en pratique, après chaque formation ;
• par groupes transverses : afin de favoriser l’innovation des personnes de différents services travaillant sur une même réflexion.

À tout moment, l’administrateur du groupe peut ajouter ou supprimer des participants.
Les droits de l’utilisateur dépendent de son profil au sein du groupe ou du projet.

Les plateformes de travail collaboratif

Une plateforme de travail collaboratif, appelée aussi environnement numérique de travail ou bureau virtuel, est un espace de travail virtuel qui centralise tous les outils permettant de faciliter et d’optimiser la communication entre les individus dans le cadre du travail ou d’une tâche non liée au travail. C’est un point d’entrée pour accéder au système d’information de l’entreprise. Pour faire vivre les groupes de travail, de nombreuses fonctionnalités sont mises à disposition. Chaque administrateur de groupe activera celles qui correspondent le mieux aux objectifs du groupe : application de discussion, Wiki, blog, classeurs de documents, calendrier, etc.

Les fonctionnalités de la plateforme de travail

Le partage de documents et d’applications

La plateforme est le lieu permettant :

• le partage de bureau pour montrer des logiciels à distance, travailler ensemble sur un même dossier ou concevoir en équipe ;
• le partage d’applications ou de documents (Word, PowerPoint, Excel, PDF, etc., via une base documentaire) ;
• la présentation de diapositives pour illustrer une conférence en ligne ;
• l’échange de fichiers entre les utilisateurs connectés ;
• l’éditeur de textes qui agit simultanément sur les documents de tous les utilisateurs ;

La messagerie instantanée

L’espace de travail collaboratif offre aussi la possibilité d’une collaboration par messages instantanés pour des conversations textuelles.

La création d’événements : conférence téléphonique, visioconférence, réunion virtuelle

La plateforme de travail collaboratif permet de créer des événements (réunion, présentation...) comme :

• la téléréunion ;
• la visioconférence ou vidéoconférence ;
• la réunion virtuelle (Web conférence).

La sécurité des accès

L’accès est sécurisé. Un mot de passe est automatiquement attribué afin de se connecter en toute sécurité à la réunion. Seules les personnes autorisées et invitées ont accès à la réunion. La liaison est aussi sécurisée pour la communication. Toutes les informations échangées sont cryptées (pour protéger les informations à caractère sensible). Une autorisation est requise pour le partage et la prise de contrôle du bureau. Seule la personne désirant partager son bureau peut l’activer ou en donner le contrôle. En aucun cas un participant ne peut voir le bureau d’un autre ou en prendre le contrôle sans l’autorisation explicite de son propriétaire. Les logiciels sont signés numériquement, ce qui garantit leur authenticité et leur intégrité et protège des contrefaçons.

Les téléréunions (ou téléconférences)

La téléréunion (ou téléconférence) est une conférence entre des interlocuteurs éloignés géographiquement et reliés par des moyens de télécommunication. Ce type de réunions est privilégié par les entreprises pour leur faible coût et le temps qu’elles font gagner (pas de déplacement).
Il existe deux catégories de téléréunions ; celles qui permettent de s’écouter et celles qui permettent de se voir et de s’écouter.

Les téléréunions permettant de s’écouter

On distingue la réunion téléphonique et l’audioconférence.

La réunion téléphonique

La réunion téléphonique (ou conférence téléphonique) permet de réunir des personnes éloignées géographiquement sur une même ligne téléphonique partagée.
La communication est réalisée en France ou à l’étranger à partir de n’importe quel type de téléphone. Chaque personne convoquée à la réunion se connecte à l’aide d’un numéro spécial, à l’heure programmée, et entre en communication avec les autres interlocuteurs convoqués

L’audioconférence (ou conférence vocale)

L’audioconférence est une réunion utilisant une liaison téléphonique ou informatique et permettant de faire travailler ensemble, à distance, plusieurs groupes de personnes.
Les participants dialoguent en temps réel, sans contrainte, en ayant les mains libres grâce à un matériel spécifique.
L’audioconférence est une technologie qui permet de participer en direct à des réunions téléphoniques, avec plusieurs participants réunis autour d’une table. Le son et la prise de son de haute qualité rendent les réunions productives.

Les téléréunions permettant de se voir et de s’écouter

La visioconférence

La visioconférence consiste à relier par le son et l’image des collaborateurs présents dans plusieurs salles de réunions distantes géographiquement. Cette solution permet de se rapprocher autant que possible d’une réunion de visu et convient lorsque la rencontre visuelle entre les interlocuteurs est préférable, voire nécessaire. La visioconférence est possible grâce à un système de télécommunication comportant des caméras, des écrans de contrôle et de réception. Les communications passent par Internet, ce qui génère une importante économie de téléphone. Il existe trois principales catégories d’équipements de visioconférence : les studios de visioconférence (loués à des organismes équipés), les « meubles de visioconférence » (assemblage de matériels) et les kits de visioconférence personnelle sur PC (systèmes intégrés sur ordinateur).

La vidéoconférence et la vidéotransmission

La vidéoconférence consiste à transmettre à distance des images de qualité TV, filmées en direct, d’une manifestation vers autant de points de réception qu’on le souhaite, en France ou à l’étranger. Dans chaque lieu de réception, les spectateurs peuvent dialoguer avec ceux du lieu d’émission, grâce à une liaison « retour son ». Comme la vidéoconférence, la vidéotransmission d’entreprise permet de diffuser simultanément des messages à des personnes situées en divers lieux à travers le monde. Alors que la vidéoconférence utilise souvent les lignes téléphoniques, la vidéo transmission fait appel à la technologie du satellite pour offrir une transmission intégrale et une vidéo de grande qualité.

La Web conférence

La Web conférence, consiste à réunir des collaborateurs autour d’une plateforme virtuelle pour une réunion de travail. Tous les participants, devant leur ordinateur muni d’une connexion Internet, communiquent et échangent des données en temps réel à distance.

  Application OpenSource BigBleuButton

Il s'agit d'une application de visio-conférence openSource permettant de partager le son, l'image, de faire des présentation de documents avec ou sans tableau blanc, de partager l'écran, de faire des sondages et d'utiliser un chat en ligne.
Cette application est disponible sur les ENT des lycées [1]
Son principe est très simple :

• Créer une salle
• Diffuser le lien d'invitation par mail aux participants
• Lancer le lien pour ouvrir la classe en tant qu'administrateur

Source : https://www.tixeo.com/

Les applications - Plateformes collaboratives

  AGORA Projet [2]  - Il s'agit d'une application OpenSource full web

Cette application permet de créer des espaces de travail dédiés pour partager en équipe les ressources en donnant des droits d'accès spécifiques. Chaque espace propose des modules : dossiers/fichiers, agendas, fil d'actualités, sondages, forums, messagerie instantanée ou différée et gestionnaire de projets (suivi des tâches). Cet outils simple permet d'aborder avec les élèves les espaces collaboratifs. Il est possible de leur donner des droits pour créer un espace et l'organiser en tant qu'administrateur. Le cerpeg des applications montre l'articulation de cet espace [3]

• Exemple de fonctionnement de cette plateforme collaborative

Espace classe par session : fichiers, utilisateurs, actualités, agendas partagé

Espace tutoriels : accessible par tous et collaboratif entre tous les niveaux de la formation

Espaces "entreprises" : réservés aux groupes entreprises

Espace "Chef d'oeuvre" : les groupes élèves créés leur espace en donnant des droits d'accès uniquement aux enseignants. Les autres groupes n'ont pas accès à leurs ressources.

Espace ouvert à d'autres disciplines : éco-droit, Pse, langues, etc.

  Odoo - Plateforme collaborative

Odoo est une véritable plateforme collaborative RSE au-delà d'être un logiciel de gestion. Nous trouvons le suivi des tâches, l'agenda, un forum, un module de sondages, une messagerie instantanée, la notion de followers (abonnés), etc.

• Le module note permet d'organiser et de planifier les tâches. Certaines tâches peuvent être partagées avec des collaborateurs.
  La vue Kanban permet d'organiser les tâches, de les répartir dans le temps par priorité. Les colonnes sont entièrement personnalisables.
  

• Les abonnements / les abonnées

Cette fonctionnalité "réseau social" permet de suivre la personne dans ses actions dans l'espace PGI/RSE

-1- Nombre de messages reçus

-2- Nombre d'abonnés

-3- Suivi du document commercial (traçabilité des étapes de traitement)

-4- Abonnés. Il s'agit des personnes qui suivent ce devis. Nous avons par défaut le client et parfois d'autres personnes de l'entreprise. L'abonnement génère des notifications de traitement lorsque l'e-mail est renseigné.

  Wekan - Version Opensource de Trello [4]

Cette application existe dans de nombre ENT. Elle permet grâce à sa vue kanban d'organiser les tâches en partage avec une équipe. Cette application est totalement différente de la précédente.