Le suivi des comptes fournisseurs

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Pourquoi lettrer ?

• Quel est l’intérêt de lettrer un compte ?

Le lettrage permet de lier le règlement client à la facture-avoir correspondant.

Principe du lettrage

Le suivi des comptes clients est très important. Il permet de repérer les impayés et les anomalies.
Le suivi se fait par un lettrage automatique du compte par le logiciel lors de l'encaissement client. Si ce lettrage n'est pas suffisant, c'est-à-dire que des règlements ne sont pas lettrer par le logiciel en raison de leur complexité (ex : 2 règlements = 5 factures - 2 avoirs), un lettrage manuel par le gestionnaire s'impose.
Ainsi, il est possible d'afficher uniquement les lignes non lettrées pour faire ressortir les factures non encaissées et/ou les erreurs d'imputation.

• Technique du lettrage = Affecter une lettre lorsqu'un règlement correspond à 1 ou plusieurs facture(s) et avoir(s).

Après le lettrage...

Lecture du compte

La visualisation du grand-livre clients ou fournisseur permet le suivi des comptes de tiers. Le Grand-Livre regroupe l'ensemble des comptes mouvementés de l'entreprise.

• -1- Filtrage du Grand-livre Affichage des comptes clients lettrés ou non lettrés selon l'action à mener
• -2- Client ALAIN BIO lettrage automatique = affectation de la lettre A1 au règlement du 27/03 d'un montant de 327,36 €
• -3- Client ALAIN BIO lettrage automatique = affectation de la lettre A1 à la facture du 09/03 d'un montant de 327,36 € qui correspond au règlement du 27/03
• -3/4- Client ALAIN BIO Association Règlement/facture lettrage A1
• -4- Client 123PLANTES Facture du 08/03 non lettrée, échéance au 16/03 dépassée. Il faut relancer le client selon la procédure mise en place par l'entreprise : niveau de relance (N1-N2-N3) et méthode de relance (relevé de facture, courrier, mail ou appel téléphonique pour négocier un échelonnement de créance par exemple...).

Actions à mener et ajustement du compte

Une fois le compte lettré, les lignes non lettrées sont repérées et analysées pour déterminer les actions à mener pour ajuster le compte.

Types	Que dois-je faire ?	Comptes comptables de régularisation
Facture non réglée Facture réglée avec arrondi Facture avec escompte de règlement Facture réglée - Erreur de compte lors du règlement Facture réglée avec anomalie lors du règlement Erreur de saisie de la valeur Erreur d’imputation débit/Crédit Double enregistrement Règlement - Erreur de compte fournisseur Règlement avec arrondi Règlement avec escompte	Attendre l’échéance de la facture Payer la facture Payer la facture et passer l’écriture comptable Passer l’écriture comptable de régularisation Ne rien faire – Régularisation comptable lors du règlement Ne rien faire – Régularisation comptable autre compte	401DAN00 Fournisseur Danival 401MEL00 Fournisseur Melvita 401RAP00 Fournisseur Rapunzel 401SOY00 Fournisseur Soy 401SUP00 Fournisseur Superdiet 445660 TVA déductible sur biens et services 445710 TVA collectée 512000 Banque 658000 Charges diverses de gestion courante 665000 Escomptes accordés 758000 Produits divers de gestion courante 765000 Escomptes obtenus Contrepassation écriture initiale et passation écriture rectifiée (401 D / 512 C)

Atelier d'entrainement au contrôle des comptes fournisseurs

  Infographie[1]