L'espace de travail collaboratif

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Qu'est-ce qu'un espace collaboratif ?

Un espace collaboratif, ou plus précisément un espace de travail collaboratif prend la forme d’un espace virtuel en ligne :

• Les outils de communication sont centralisés au sein d’une plateforme afin de faciliter la communication.
• Les équipes de l’entreprise peuvent travailler ensemble en ligne et, in fine, la collaboration s’étend à tous les acteurs concernés par l’activité de l’organisation, comme les équipes multisites, les clients ou les partenaires.
• Cet écosystème numérique a pour but de favoriser le travail de groupe à travers le partage de l’information, le transfert des compétences, le partage de documents, la messagerie, etc.

Pourquoi adopter un outil collaboratif en ligne ?

Une entreprise fait d’abord le choix d’adopter une telle plateforme pour changer et améliorer le fonctionnement interne de son organisation : la compétitivité et les usages collaboratifs l’amènent à entamer une transformation numérique en profondeur, la transformation vers l’entreprise digitale. On parle de réseau social d’entreprise en oubliant parfois qu’un tel système d’information ne doit pas être installé ni utilisé par effet de mode, mais plutôt dans l’optique de structurer une culture du travail collectif, afin que toute l’entreprise en tire profit sur le long terme. C’est ainsi que le terme transformation digitale prend tout son sens.

Que faut-il attendre d’un réseau social d’entreprise ?

La collaboration est la raison d’être d’un réseau social d’entreprise : sa mutation le conduit à évoluer en véritable Digital Workplace qui rend les organisations compétitives. Profitons-en d’ailleurs pour traduire dans la langue de Molière le terme Digital Workplace, et apporter la définition la plus parlante possible.

Une Digital Workplace englobe toutes les composantes d’une entreprise digitale pour les faire cohabiter :

• l’organisation attractive pour les collaborateurs,
• les collaborateurs agiles,
• les outils interopérables et la technologie « user centric » (orientée utilisateur),
• la culture et la gouvernance du travail collaboratif.

Une Digital Workplace n’a rien du coin machine à café. User centric et adoptée intuitivement par les utilisateurs, elle représente l’outil indispensable à la productivité quotidienne, qui capitalise l’intelligence collective. Objectif : rester alerte et garder l’avantage concurrentiel.

La finalité d’un tel réseau social d’entreprise est l’adoption de nouvelles méthodes de travail, plus agiles et plus productives. À travers le levier de transformation digitale qu’il représente, l’outil crée de la valeur et sert le développement de l’entreprise dans son ensemble.
Dans ce contexte, Facebook Workplace, calquée sur la version grand public du fameux réseau social, apparaît-elle comme une plateforme qui flatte surtout l’ego ? Si les spécialistes de la communication et du marketing sont plus enclins à faire la différence entre un outil de réseautage personnel et un véritable outil collaboratif orienté productivité, d’autres décideurs ont besoin d’être guidés dans leurs choix. Pourquoi vos collaborateurs ont-ils besoin d’un outil de collaboration centré sur la fluidité de la communication ? Que va-t-il apporter à votre équipe et à l’entreprise ? Le questionnement est nécessaire : avant d’adopter un espace collaboratif, votre entreprise doit définir ce que cet espace de travail collectif va apporter à ses employés, et comment la communication va être accélérée et fluidifiée.

La communication, atout majeur d’une plateforme collaborative

Les nouvelles méthodes de travail en équipe, agiles, portées par les plateformes collaboratives, permettent de relever les nouveaux enjeux de l’entreprise digitalisée avec intelligence :

• Pour devenir agiles, tous les collaborateurs ont besoin d’un espace commun, d’où la notion d’espaces collaboratifs. Le réseau social d’entreprise sert à cela, c’est à dire offrir à vos équipes un accès commun à l’information et la possibilité d’intervenir en temps réel sur cet espace dédié et partagé, dans une logique de collaboration efficiente.
• Préoccupation omniprésente chez les responsables RH, le travail en équipe voit son efficacité améliorée quand les processus métiers sont plus transversaux. Quand on décloisonne les métiers, les interactions entre les équipes s’accélèrent. Elles sont plus réactives, plus productives.
• Un véritable outil collaboratif centralise et restitue notamment toutes les informations qui rythment l’activité de l’entreprise au quotidien.
• Chacun ayant le même niveau d’information, la communication devient donc plus fluide entre tous.
• Plus de réactivité entraîne une hausse de la productivité, c’est une vérité cartésienne.
• Du sentiment de productivité collective naît la motivation. La boucle est bouclée.

Le réseau social d'entreprise

Comment construire un réseau social d'entreprise ou d'administration à base de modules OPEN source en adéquation avec les besoins utilisateurs et les processus métiers. MARYLINK est à la fois une agence web 2.0 et un cabinet conseil en pratiques collaboratives. Les clients sont des administrations, des grandes entreprises, des PME, des associations, des universités et grandes écoles (réseaux d'alumni entre autres).