La caisse

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LE MATÉRIEL DE CAISSE

Les différents types de caisse

• caisse enregistreuse traditionnelle
  
• caisse enregistreuse tactile informatisée
  
• caisse enregistreuse automatique d'espèces
  

Les différents organes d’une caisse enregistreuse tactile informatisée

• clavier tactile
• éditeur de ticket
• viseur hôte(sse) de caisse
• tiroir-caisse

Les périphériques du poste caisse

• détecteur de faux billets
• vérificateur de chèques
• lecteur de code à barre (scanner, douchette)
• imprimante de caisse pour tickets, coupons de réduction, billetterie,…)
• imprimante de chèques (pour imprimer le montant et l’ordre sur le chèque du client)
• terminaux de cartes bancaires (Terminal de Paiement électronique)
• tiroir-caisse amovible
• afficheur client

Les périphériques de caisses enregistreuses

Les progiciels de gestion intégrés PGI / ERP

Définition

Outil informatisé de pilotage de l'entreprise

Un Progiciel de Gestion Intégré PGI (ou en anglais, ERP Entreprise Ressource Planning) est un logiciel professionnel qui permet de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant des fonctions de gestion. La base de données unique est reliée à un ensemble de données. "un PGI est logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise, en intégrant l’ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l’aide à la décision, mais aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement, le commerce électronique"[1]

Les principales fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégrant la fonction caisse :

• Encaissement : des différents modes de paiement, gestion de l’encaisse en temps réel 
• Commande et réception des marchandises
  

Gestion commerciale : création de factures (facture de vente, facture d’avoir, bons d’achat),suivi des ventes de l’entreprise (chiffre d’affaires, statistiques,…)

• Gestion des stocks : valeur, inventaire, disponibilités de vente, …
• CRM : CRM est l’acronyme de "Customer Relationship Management" ou "Gestion de la Relation Client".

Le CRM regroupe l’ensemble des dispositifs ou opérations de marketing ou de support ayant pour but d’optimiser la qualité de la relation client, de fidéliser et de maximiser le chiffre d’affaires ou la marge par client. Le CRM regroupe à la fois des techniques d’analyse des données clients, des opérations marketing et des opérations de support. Le CRM utilise tous les canaux de contacts disponibles avec le client. Dans un sens plus restrictif, le CRM peut désigner l’ensemble du dispositif informatique consacré à la gestion de la relation client.

Intégration des flux e-commerce

logiciel de caisse
Démonstration des fonctionnalités d’un logiciel de gestion intégré

• PGI OdooV14 pour gérer la caisse (module POS)

Tutoriel sur le site Cerpeg des applications [2]

   1 Le module
   2 L'ouverture de la caisse
   3 L'enregistrement d'une vente
       3.1 Vue d'ensemble
       3.2 Saisie des produits
       3.3 Correction d'erreur
       3.4 Réduction remise/rabais
       3.5 Choix du client
   4 Le règlement & le ticket de caisse
       4.1 Enregistrement de l'encaissement
       4.2 Ticket de caisse
       4.3 Facture
   5 Le remboursement d'articles
   6 La fermeture de la caisse
   7 La configuration des caisses
       7.1 Configuration
       7.2 Point de vente
           7.2.1 Caisse standard
           7.2.2 Caisse Bar/Restaurant

Bases de données disponibles avec intégration du module "Caisse enregistreuse"[3]

• Logiciel de gestion de camping

LES PROCÉDURES DE TENUE DE CAISSE

L’ouverture de la caisse

L’hôte(sse) de caisse doit :

• se connecter au logiciel de gestion intégré (ou mettre en route la caisse enregistreuse traditionnelle) ;
• saisir son identifiant et valider ;
• compter le fond de caisse et le reconstituer si nécessaire par un apport d’espèces ;
• vérifier le bon fonctionnement du matériel ;
• vérifier le rouleau de caisse ;
• nettoyer le poste caisse.

Exemple de procédure d’ouverture de caisse office de tourisme

Les encaissements

La procédure d’encaissement :

• saisir le prix
• annoncer le prix à payer au client (visuel sur afficheur client)
• taper le moyen de paiement
• remettre le ticket de caisse pouvant être accompagné du reçu carte bancaire, du rendu de monnaie, de coupons de réductions, facture, …

La procédure de prélèvement (signalée par le logiciel caisse ou par le responsable de caisse) : pour éviter de détenir en caisse une encaisse (monnaie, chèques, espèces) trop importante.

• sélectionner mode « prélèvement » ;
• saisir le montant ;
• valider le prélèvement ;
• imprimer l’état de prélèvements ;
• introduire les espèces, les chèques et l’état de prélèvements dans un contenant prévu à cet effet ;
• appeler un responsable pour qu’il en prenne possession ou le porter au responsable.

Les procédures à appliquer selon le mode de paiement :

Règlement par chèque	Règlement en espèces	Règlement par carte bancaire
Demander une pièce d’identité avec photo pour s’assurer de l’identité de la personne ; Vérifier que la signature de la pièce d’identité corresponde à celle du chèque ; Relever au dos du chèque la nature de la pièce d’identité, son numéro, la date, le lieu et l’autorité de délivrance ; Vérifier la concordance du montant en chiffres et en lettres Inscrire immédiatement, si nécessaire, le nom du bénéficiaire sur le chèque Vérifier que le chèque n’a pas été émis depuis plus d’un an et huit jours (chèque périmé)	Vérifier que la monnaie présentée ait bien cours légal en France ; Vérifier que les pièces et billets ne soient pas gravement endommagés (risque de refus par la banque de France) ; Vérifier l’authenticité des billets et pièces.	Introduire la carte bancaire dans le terminal de paiement électronique (TPE) ; Demander au client de taper son code confidentiel (A l’issue de 3 tentatives, carte bloquée) ; Vérifier que la transaction est en cours ; si « abandon », renouveler l’opération ; Editer le reçu de carte bancaire en 2 exemplaires (un pour le client, l’autre à conserver et à ranger dans le tiroir-caisse).

Payer par chèque un commerçant

A condition de vous en informer préalablement, un commerçant peut refuser le paiement par chèque. S'il l'accepte, il peut exiger la présentation d'un document officiel portant une photographie (carte nationale d'identité, passeport...). Pour des raisons de sécurité et de facilité, privilégiez les autres modes de paiement à votre disposition, comme la carte qui permet un paiement simple et rapide Lire la suite...

Le contrôle des chèques 

Assurez-vous que le chèque ne contient pas d'altérations apparentes (grattages, ratures, tâches...) et vérifiez que toutes les informations obligatoires apparaissent sur le chèque. Attention : l'absence d'anomalie visible n'est pas une garantie absolue contre le risque de contrefaçon. Inversement, la présence d'une anomalie ne signifie pas nécessairement l'existence d'une tentative de fraude. Lire la suite...

Le paiement en espèces

Payer par pièces et billets en euro vous libère immédiatement de votre dette. Ce paiement en espèces peut cependant parfois être refusé ou limité. Ces cas sont précisés par la loi. Lire la suite...

Se faire payer par carte bancaire en magasin Le Terminal de Paiement Électronique, appelé "TPE", vous permet d'encaisser le prix d'une vente par paiement par carte. Le montant est automatiquement débité du compte bancaire du client et crédité sur votre compte professionnel Lire la suite...

La fermeture de la caisse

L’hôte(sse) doit :

• saisir clôture du jour
• se déconnecter

La fin de journée est propice à éditer le bilan de la journée :

• vérification du montant réel de la caisse par rapport au montant théorique (fonds de caisse + recettes – prélèvements) ;
• CA total réalisé et/ou par produits ou familles de produits, CA horaire, CA par vendeur…

Clôture de caisse

Obligations légales du commerçant

LE COMPORTEMENT ATTENDU DE L’HOTE(SSE) DE CAISSE

Les méthodes SBAM et BRASMA

S ourire	B onjour
B onjour	R egard
A au revoir	A ttention
M erci	S ourire
	M erci
	A u revoir

La vigilance

L’hôte(sse) de caisse doit faire preuve de vigilance pour empêcher la démarque inconnue, tout en restant courtois(e) et diplomate.

La bonne tenue du poste de caisse

L’hôte(sse) de caisse doit veiller à la propreté de son environnement de travail.

• Fiche fonction employé(e) commercial(e) de caisse chez Carrefour [4]

L'OBLIGATION LIÉE À LA TENUE ET GESTION DE LA CAISSE

L'article 286-I-3° bis du Code Général des Impôts (CGI) présente l'obligation pour une personne assujettie à la TVA d'utiliser un logiciel ou un système de caisse qui satisfasse aux conditions d'inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Le respect des quatre conditions précitées (inaliénabilité, sécurisation, conservation et archivage) peut être justifié par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l'éditeur. Sont soumis à cette obligation, les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, quel que soit le secteur d'activité, qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation et à destination de clients particuliers, dès lors qu'ils utilisent un logiciel ou un système de caisse.

L'ÉVOLUTION DES OPÉRATIONS D’ENCAISSEMENT

Plusieurs grandes enseignes mettent fin au ticket de caisse automatique

Aujourd'hui, dans ce magasin pilote de supermarchés Système U, le ticket de caisse papier n'est plus automatique. Le client, s'il le souhaite, peut recevoir le ticket par mail. Si certains saluent cette initiative plus écologique, d'autres avouent ne pas être très à l'aise sur internet.Dans ce commerce pilote, 60% des clients refusent aujourd'hui le ticket de caisse papier. Cette démarche environnementale a déjà été mise en place dans certains magasins de l'enseigne. [5]

Encaissement des clients sur tablette

• Natures et Découvertes

Dans le prolongement d’un concept repensé, l’enseigne améliore l’expérience client et la manière de travailler des vendeurs: équipés de tablettes tactiles, ces derniers peuvent visionner l’ensemble du catalogue avec les clients et, désormais, encaisser les achats Lire la suite...

• Monoprix

Depuis le 7 novembre, Monoprix généralise son système d’encaissement mobile dans l’ensemble de son parc, soit 500 magasins monop’ et Monoprix. Baptisé monop’easy, ce service - d’abord déployé en version bêta auprès des employés du monop' Equinoxe à Clichy puis testé depuis 2017 dans quelques points de vente - permet aux clients de régler leurs achats directement via leur smartphone et ainsi éviter l’attente en caisse. Lire la suite...

Paiement biométrique

Auchan, Décathlon, Leroy Merlin et Flunch testent, en partenariat avec quatre banques, l'authentification et le paiement biométriques à Villeneuve-d'Ascq et à La Couronne d'Angoulême. Une innovation qui semble très prometteuse. Lire la suite...