La gestion des courriels & messagerie

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Les Nétiquettes

Netiquette est la contraction en anglais :

• net : internet
• ethics : moeurs, morale
• etiquette : ensemble de règles qui aident les gens à comprendre comment ils doivent se comporter dans des situations professionnelles.

La netiquette est « l’ensemble des conventions de bienséance régissant le comportement des internautes dans le réseau, notamment lors des échanges dans les forums, par courrier électronique et dans les réseaux sociaux. » Il s’agit d’un guide de bonnes pratiques à l’usage des courriers électroniques et des forums.

Ce cadrage déontologique a pour objectif de décrire les comportements de politesse et de savoir-vivre à respecter sur le net. Le premier document officiel relatif aux règles de la nétiquette est la RFC 1885 rédigée et diffusée en octobre 1995. La RFC - Request For Comments - regroupe un ensemble de documents qui font référence auprès de la communauté internet (protocoles, réseaux, etc.)

La Nétiquette comporte des règles essentielles pour bien communiquer sur internet avec une messagerie et sur des espaces d'échanges (forums, plateformes collaboratives, sms, etc.) Lire la suite...

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La nétiquette ou comment se comporter dans ses communications électroniques [1]
La nétiquette est au monde virtuel ce que les règles du savoir-vivre sont à la vie réelle, avec une différence notable : il n’est pas toujours facile de savoir ce qu’il faut faire ou éviter. Et, fatalement, des faux pas en ligne se produisent. S’il ne fallait qu’une seule règle…
Un brin d'histoire...
Un employé recevrait en moyenne quatre-vingts courriels par jour. Devant un tel flux de messages, la communication est souvent instantanée et très «parlée». De quoi y perdre son beau langage et ses bonnes manières… Il n’est donc pas surprenant que, dès 1995, la nétiquette se soit imposée dans le réseau. Formé par la contraction des mots « Net » (abréviation d’Internet) et « étiquette », le terme nétiquette désigne un ensemble de conventions de bienséance à l’usage des internautes. Ces règles apparaissent dans la charte intitulée RFC1855 –Netiquette Guidelines. Dès lors, tout un chacun est censé connaître et respecter ce code de bonne conduite dans ses communications électroniques.

10 expressions

Lorsque l'on écrit un email professionnel ou courriel professionnel en français, on utilise le registre formel : le vouvoiement, les formules de politesse ainsi que du vocabulaire recherché, soutenu. On parle alors d'email formel.
Si vous écrivez à un client, à un fournisseur ou à un supérieur hiérarchique, le choix des mots est important ! Il ne faut pas être familier, ni impoli, ni même trop direct.
C’est pourquoi je vous ai sélectionné 10 expressions françaises pour vous aider à rédiger un email professionnel.
Pour bien mémoriser ces expressions françaises, prenez le temps de bien les comprendre et ensuite essayez de reformuler vous-même les exemples.

• Comme convenu
• Accusé réception de...
• Prendre connaissance de...
• Donner suite à...
• Sauf erreur de ma part/de notre part
• Ci-joint
• Faire parvenir à...
• Remercier quelqu'un de...
• Se tenir à disposition

La rédaction des mails

Microsoft bloque les tempêtes des e-mails « répondre à tous »[2]

Difficile lorsque l'on utilise sa messagerie d'entreprise au quotidien d'échapper au fardeau de voir son adresse e-mail prise dans la tempête des envois « répondre à tous ». Baptisée en anglais reply allpocalypse, cette méthode de réponse n'est pas sans provoquer de nombreux désagréments. Réception en pagaille de messages non sollicités, dérangement, perte d'attention et de productivité... nombreuses sont les conséquences qui peuvent finir par gâcher une journée de travail surtout lorsque des destinataires répondent joyeusement - ou sans le faire exprès - à des centaines voire plusieurs milliers de personnes qui peuvent tout simplement ne pas être concernés par l'information ou la demande initialement envoyée. Outre les employés, les entreprises sont également impactées par ces envois massifs pas loin d'être indésirables, consommateurs de ressources système et de bande passante inutile

La minute de formation

L'art de rédiger des courriels : la nétiquette Les éléments les plus importants que vous devez garder en tête lorsque vous rédigez un courriel sont les suivants :

• Transmettre une idée principale

• Bâtir des phrases courtes, claires et concises

• Respecter les règles de grammaire et l’orthographe

• Ajouter en pièces jointes les documents trop longs pour le corps du courriel

Les erreurs à éviter lors de la rédaction d’un courriel:

• Évitez les formules de salutations inappropriées ou pas de salutations

• L’ironie, l’impolitesse, l’écart de langage ou les menaces

• Les réponses tardives, impulsives ou non pertinentes

• Le transfert de contenu confidentiel ou inapproprié

• Oublier de remercier ou d’accuser réception de courriels importants

• L’envoi de mots de passes par courriel plutôt que par téléphone

Quelques conseils pour vous aider lors de la rédaction de vos courriels :

• Bâtir des modèles de courriels fréquents

• Se relire et s’auto-corriger

• Au besoin, demander un avis avant l’envoi

Étude : insérer un emoji dans l’objet d’un email, une fausse bonne idée ?

Une étude menée sur près de 4 millions d’e-mails montre un taux de désabonnements et de signalements plus important lorsqu’un emoji est utilisé dans le titre d’une campagne.[3]

Les courriels indésirables - Les Spams

Les spams ou courriels indésirables continuent d’envahir les boîtes mail, des professionnels comme des particuliers. Comment s'en prémunir ? Connaissez-vous l’action de l’association signal-spam et celle de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) dans la lutte contre les spams ?

Qu'est-ce qu'un spam ?

Le spam, courriel indésirable ou pourriel, est une communication électronique non sollicitée. Cela va de l’abus marketing à l’hameçonnage de nature cybercriminelle, qui consiste à travestir un courriel en message d'une banque, d’un site marchand déjà fréquenté ou de tout autre service, afin de récupérer les données personnelles du destinataire.

Comment se prémunir contre les spams ?

Afin de vous prémunir contre les spams, il est recommandé de :

• ne pas répondre à un spam afin que l’expéditeur ne sache pas si l’adresse électronique utilisée est valide ou non
• ne pas cliquer sur les liens intégrés dans le message, afin que l’expéditeur ne puisse pas récupérer d’informations par le biais de cookies ou d'autres traceurs informatiques
• ne pas ouvrir les pièces jointes au spam
• être prudent lors de la communication de son adresse électronique et se créer différentes adresses de messagerie électronique en fonction de ses besoins: achats sur internet, réseaux sociaux, échanges personnels, etc.
• utiliser un filtre de spam

La CNIL renforce son partenariat avec l’association Signal-spam

Pour lutter plus activement contre le spam, la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) a renforcé son partenariat avec l'association signal-spam [4].

La centralisation plus systématique des signalements auprès de la plateforme signal-spam permettra à la CNIL de traiter collectivement les dossiers contre les principaux émetteurs de spam, et de mener une politique de sanctions plus efficace. https://www.economie.gouv.fr/entreprises/comment-lutter-contre-spams